Описание приложения
Приложение синхронизирует входящие/исходящие платежи из Финтабло в МойСклад и наоборот, автоматически распределяет по заданным статьям расхода. При создании платежа приложение проверяет контрагента по ИНН, если не найден - создается новый.
Установка приложения
Разделы синхронизации
В системе МойСклад данные для синхронизации берутся в разделах "Деньги" и "Продажи". С разделом "Розница" фунционала пока нет.
Документы из раздела "Деньги" для синхронизации МойСклад:
- Входящие платежи;
- Исходящие платежи;
- Приходный ордер;
- Расходный ордер.
В Финтабло также есть раздел "Деньги", находится на панели слева в личном кабинете, Деньги > Операции.
Документы из раздела "Деньги" для синхронизации Финтабло:
- Списания;
- Постпупления;
- Переводы.
Документы из раздела "Продажи" для синхронизации МойСклад:
- Отгрузки;
- Приемки;
- Возвраты покупателя;
- Заказы покупателя (если подключена интеграция topseller);
В Финтабло данные из раздела "Продажи" передаются в Отчет ОПиУ, находится на панели слева в личном кабинете, Отчеты > Прибыли и убытки. Данные анализируются по статьям и передаются в отчет как доходы, расходы, себестоимость.
1. Подключение, проверка/создание дополнительных полей
После установки приложения из маркетплейса МойСклад, переходим в приложение. Изначально доступна форма для подключения к Финтабло. Ключ API необходимо получить в личном кабинете Финтабло, в насройках профиля. Если у пользователя нет аккаунта, он может перейти по нашей реферальной ссылке “Попробовать бесплатно”.
При нажатии “Подключить” проверяются условия:
- Заполнено поле “Ключ API”;
- Отмечен флаг согласия на обработку персональных данных и принятие лицензионного соглашения;
- Аккаунт МойСклад имеет тариф Базовый или выше, с доступом к дополнительным полям.
Затем отправляется запрос к сервису Финтабло, который должен получить список расчетных счетов и статьи операций. Наличие элементов в этих списках, определяет успешность подключения к системе, в базу данных будет сохранен ключ API и данные администратора МойСклад. Поле “Номер телефона” и второй флаг на согласие получать помощь по WhatsApp или по телефону передаются в amoCRM при успешном подключении.
Если прошло подключение к Фитнабло, выполняется поверка на наличие пользовательского справочника “Статьи дохода” и дополнительных полей. Если выявлено отсутствие одного из перечисленных доп. полей, создаем его.
Доп. поля, необходимые для работы приложения:
- Создано интеграцией Финтабло (тип флаг);
- Статья дохода (тип справочник);
- Перемещение (тип флаг);
- ID операции Финтабло (тип текст, скрыто);
- PnL запись Финтабло (тип текст, скрыто).
Используются в следующих документах МойСклад:
- Контрагент (1);
- Входящий платеж (1, 2, 3, 4);
- Исходящий платеж (1, 3, 4);
- Приходный ордер (1, 2, 3, 4);
- Расходный ордер (1, 3, 4);
- Отгрузка (5);
- Приемка (5);
- Заказ покупателю (5).
После успешного выполнения описанных действий, получим уведомление “Интеграция подключена, выполните настройку”. Настройку разделов разбираем ниже.
После настройки, синхронизация возможна для разделов Финтабло "Деньги > Операции" с разделом МойСклад "Деньги > Платежи" (и обратно), также для разделов МойСклад "Продажи > Заказы покупателй, Отгрузки, возвраты", МойСклад "Закупки > Приемки" с разделом Финтабло "Отчеты > Прибыли и убытки". С разделом Финтабло "Сделки" интеграция не работает.
2. Настройка разделов ДДС
После подключения приложения к Финатбло, необходимо выполнить настройку интеграции. На странице приложения появились разделы (вкладки) и уведомление “Необходимо настроить каждый раздел”. После настройки каждой вкладки нужно нажать кнопку “Сохранить”.
Стоит отметить, что вкладки Статьи выбытий и Статьи поступлений не передают данные из МСа в Финтабло, возможно только из ФТ в МС. Если нужна ручной перенос, есть возможность обратиться в тех. поддержку Финтабло.
Чтобы синхронизировать движение денежных средств в обоих системах необходимо сделать настройку следующих разделов:
Форма содержит список счетов из Финтабло, которые нужно сопоставить со счетами МойСклад. Недостающие счета потребуется создать, перейдя в Настройки > Юр. лица > выбрать юр. лицо и нажать “+ Расчетный счет”. Применяется правило: 1 счет Финтабло – 1 счет МойСклад.
Расчетные счета
Кассы
Форма также содержит список счетов Финтабло, так как типы счетов могут быть наличные, банковские счета и карты, либо иные. Но сопоставление делается с юр. лицом МойСклад, так как в МС у юр. лица есть только 1 касса. Применяется правило: 1 счет – 1 юр. лицо. При сохранении раздела приложением будут обрабатываться документы приходных и расходных ордеров.
Статьи выбытий
Форма содержит список статей “Статьи списаний” из справочника Финтабло “Статьи операций”, если у статьи есть субэлементы, она будет отображена в виде заголовка (пример на скриншоте: “Налоги за сотрудников”). По умолчанию при нажатии “Сохранить” статьи Финтабло будут созданы как статьи расхода в МойСклад.
Статьи поступлений
Форма содержит список статей “Статьи поступлений” из справочника Финтабло “Статьи операций”, применяются те же правила, как у “Статьи списаний”. У документов прихода МойСклад по умолчанию нет понятия статьи, для этого приложение использует созданный пользовательский справочник “Статьи дохода”.
Направления
Форма содержит список направлений Финтабло, которые сопоставляются с проектами МойСклад. По умолчанию проект в МС будет создан, если в этом нет необходимости, можно выбрать прочерк (“—”) в выпадающем списке.
2.1. Автоматическая синхронизация
Основные разделы, без которых не запустится синхронизация ДДС:
Расчетные счета, Статьи выбытий, Статьи поступлений.
При сохранении этих 3-х вкладок будет показано уведомление: “Синхронизация платежей выполняется 1 раз в час. Операции берутся за текущий календарный день + предыдущий”. Для успешно настроенных аккаунтов активируется синхронизация операций через крон, выполняемый 1 раз в час. Стандартно синхронизация выполняется по часовому поясу МСК, это можно изменить, кликну на вопрос, рядом с уведомлением "Синхронизация платежей выполняется 1 раз в час ...".
Временной помежуток автоматической синхронизации с 10:10 до 19:10.
Данные в обеих системах у пользователя будут актуальны при завершении каждого цикла синхронизации. То есть, если запуск был в 10:10, обновление данных будет приблизительно в 10:15. Затем запуск в 11:10, обновление - 11:15 и так далее.
Синхронизация ДДС
Изменение статей
3. Настройка разделов ОПиУ
Для отправки данных в отчет “Прибыли и убытки” в Финтабло необходимо в приложении сделать настройку раздела Прибыли и убытки (Документы) и/или Прибыли и убытки (Группы товаров). В момент сохранения формы идет проверка на наличие веб-хуков у документов "Отгрузка" и "Приемка". Веб-хук будет отправлен при создании и изменении документа. Если в столбце "Добавить запись" сделать все пустые ячейки и нажать "Сохранить" будет выполнена очистка веб-хуков и записи ОПиУ отправляться не будут.
Прибыли и убытки
При создании/обновлении документов МойСклад будет создаваться запись в Финтабло, в разделе Отчеты > Прибыли и убытки. В МойСклад у документа будет обновляться доп. поле "Pnl запись Финатбло". Поле по умолчанию скрыто, значением будет список записей созданных на основе документа.
Документы
Представляет из себя форму, где нужно отметить по каким статьям Финтабло будут создаваться записи. Есть несколько условий по которым можно распределить записи (чем ниже условие по списку, тем выше приоритет):
- Если установлен флаг в столбце “Добавить запись” все документы создаются со статей, указанной в столбце “Статья ОПиУ”;
- Если выбран проект, то статья будет создана если у документа назначен выбранный проект;
- Если выбрана группа контрагентов, то статья будет создана если контрагент документа входит в выбранную группу;
- Если выбран контрагент, то статья будет создана при конкретном контрагенте у документа.
Если отмечен раздел "Себестоимость", то запись будет также из документа отгрузка создаваться и проверять описанные условия. Расчет себестоимости происходит через специальный запрос к API МойСклад: {api_base_url}/entity/demand?fields=stock&expand=positions
Полученное значеие себестоимости возаращает МойСклад, на основе созданных документов приемки, оприходования и отгрузок.
Изменение отгрузки или приемки
Группы товаров
В форме также идет перечисление статей ОПиУ Финтабло, но запись будет создаваться на основе групп товаров из перечисленных документов МойСклад. Настройки этого раздела идут ниже по приоритету, чем Документы.
Прибыли и убытки. Группы товаров
Возвраты
Раздел настраивает передачу документов Возврат покупателю из МойСклад в отчет ОПиУ. В первой колонке отображаются статьи Финатбло c типом Возврат. При отметке флага будет создана запись в Финатбло. Если указать направление, оно будет жестко задано, если оставить прочерк, передача будет выполнена по настройками из раздела Направления.
Колонка Период очета задает фильтр по дате создания документа: если выбран текущий период учета, в отчет попадут документы, где отгрузка и возврат были сделаны в один месяц; если выбран прошлый, будут браться документы, где отгрузка была создана не в том же месяце, что и возврат.
Возвраты
Topseller
Прибыли и убытки (topseller): форма для обновления настроек Выберите изображение
Раздел станет доступен, если на аккаунте МойСклад подключена интграция TOPSELLER с маркетплейсами. Для этого при подлючении к интеграции проверяются текущие доп. поля в заказе покупателю. Необходимо чтобы были следующие доп. поля
- Комиссия
- Логистика
- Скидка покупателя
- Магистраль
- Последняя миля
Настройка в разделе определяет условия передачи данных из заказа покупателю в ОПиУ. Небходоимо указать статус при котром будет создана запись, указать контрагента - маркетплейс и если нужно, жестко задать направление (с прочерком настройка берется из раздела Направления).
Для типа статьи Расход необходимо задать доп. поля из которых будет браться значение для записи ОПиУ.
Настройка и функционал раздела
4. Обновление данных
В раздел ОПиУ данные будут поступать после выполнения настроек в разделе и нажатия кнопки Сохранить. Записи будут создаваться при создании документов МС. При редактировании документа, проверяется доп. поле "PnL запись Финтабло", если там несколько ID записей, все записи в Финтабло удаляются и заново создаются, с обновлением доп. поля. Если значение ID в поле без знака "," будет выполнено обновление записи.
Кроме стандартных вебхуков МС, есть возможность вручную обновить отчет ОПиУ. После настройки одного из связанных разделов, станет доступна кнопка в интерфейсе приложения. При нажатии на кнопку, будет показан календарь, с возможностью выбрать период 7 дней.
Для обновления ДДС также доступна кнопка, но без выбора периода. Синхронизация операций выполнится в текущий момент при нажатии, период будет взят такой же, как при стандартной синхронизации: текущий календарный день + предыдущий.
Передача НДС при синхронизации
Переводы между счетами
Прибыли и убытки - Отчеты комиссионера
5. Обработка переводов
Переводы между счетами также учитываются при синхронизации данных. Главное отличие данного типа платежа от остальных в том, что в МойСклад это будет 2 операции - исходящий и входящий платеж, а в Финтабло это 1 операция.
Чтобы синхронизация переводов между счетами проходила корректно необходимо учитывать, что в МойСклад два документа должны иметь одинаковую дату и у обоих отмечен флаг "Перемещение". Для Финтабло необходимо правильно настроить разделы интеграции Расчетные счета и Кассы.
При синронизации данных, платежи опреденные в МС как переводы получают статью расхода/дохода равную "Перемещение", также отмечается флаг "Перемещение". В Финтабло по умолчанию статья для переводов - "Перевод между счетами", но также есть возможность добавить свои статьи для типа платежа "Перевод".
Преобразование из расхода в перевод
На текущий момент в интеграции доступно преобразование из расхода в перемещение. В Финтабло в разделе "Деньги > Операции", при нажатии на конкретный платеж будет доступно действие "Преобразовать в перевод", при этом указывается с какого счета на какой.
Преобразование произойдет если выполнен сценарий:
- У пользователя прошла синхронизация плановая или по кнопке;
- В Финтабло пользователь находит платеж расхода и выполняет "Преобразовать в перевод";
- У пользователя прошла синхронизация плановая или по кнопке;
- Операция расхода в МС поменяет контрагента на юр. лицо с учетом перемещения между РС, применится статья "Перемещение" и отметится флаг "Перемещение". Также будет создан входящий платеж с такой же статье и флагом.
